Een factuur die blijft liggen, is vervelend. Drie facturen die blijven liggen, kunnen je onderneming in de problemen brengen. Je hebt het werk gedaan, je leveranciers en je personeel moeten betaald worden, maar het geld komt niet binnen.

Goede algemene voorwaarden lossen dat niet op met een toverformule. Ze bepalen wel hoe sterk je staat als een klant niet op tijd betaalt. En dat verschil voel je meteen in je kas.

Wat de wet al voor je regelt, ook zonder algemene voorwaarden

Veel ondernemers weten het niet: tussen bedrijven heb je al rechten, nog voor je één clausule hebt geschreven. De Wet betalingsachterstand bij handelstransacties regelt het volgende:

  • Betalingstermijn. Spraken jullie niets af, dan moet je klant binnen 30 dagen betalen. Je kan contractueel tot maximaal 60 dagen gaan. Staat er een langere termijn in je contract, dan geldt opnieuw de wettelijke 30 dagen. Een controle- of verificatieperiode telt mee binnen die termijn.
  • Interest zonder aanmaning. Vanaf de vervaldag loopt automatisch interest, zonder dat je eerst een ingebrekestelling moet sturen. Die voet is de referentierente van de Europese Centrale Bank plus 8 procentpunt en wordt elk semester herzien. Het actuele percentage vind je bij de FOD Financiën.
  • Vergoeding voor invorderingskosten. Je hebt recht op een vast bedrag van 40 euro, plus een redelijke vergoeding voor bijkomende kosten die je maakt om je geld te krijgen.

Er is één voorwaarde: je klant moet verantwoordelijk zijn voor de vertraging. Heb jij zelf je verplichtingen niet nagekomen, dan vervalt dat recht.

Dat is het vertrekpunt. Algemene voorwaarden laten je daarbovenop duidelijke afspraken maken die passen bij jouw zaak.

Wat goede algemene voorwaarden extra doen

Ze maken zwart op wit wat je verwacht. Wanneer de betalingstermijn start, welke interest je aanrekent en welke vergoeding je vraagt als een factuur onbetaald blijft. Dat geeft je klant duidelijkheid en jou een stevige basis als je moet aanmanen.

Maar er zijn grenzen. Sinds 1 december 2020 beschermt de wet ondernemingen tegen onrechtmatige bedingen in overeenkomsten tussen bedrijven. Bedingen moeten duidelijk en begrijpelijk zijn. Een forfaitaire schadevergoeding die kennelijk niet in verhouding staat tot je werkelijke nadeel, kan als onrechtmatig worden beschouwd. En een interestvoet die kennelijk onbillijk is, kan een rechter herzien.

Hoger mikken levert dus niet automatisch meer op. Een redelijke clausule die standhoudt, beschermt je beter dan een strenge die sneuvelt.

Ze werken alleen als je klant ze kon kennen

De beste clausule helpt je niet als ze niet geldt. Algemene voorwaarden zijn pas tegenstelbaar als je klant ze redelijkerwijs kon lezen, uiterlijk op het moment dat jullie het contract sloten, en ze ook aanvaard heeft. Dat aanvaarden mag stilzwijgend gebeuren.

Concreet betekent dat:

  • Een tekst op je website alleen volstaat meestal niet. Bij een webshop werkt het wel als de klant ze vóór zijn bestelling te zien krijgt of via een link kan openen.
  • Een zin als “door te bestellen ga je akkoord” redt je niet als je klant de voorwaarden nooit echt kon inkijken. Zo’n beding is tussen ondernemingen niet toegelaten.
  • Voeg ze toe aan elke offerte en elke orderbevestiging. Laat ze bij digitale offertes uitdrukkelijk aanvinken.

Wat als je klant zijn eigen voorwaarden meestuurt?

Dat gebeurt vaak. Jij stuurt een offerte met jouw voorwaarden, je klant bevestigt met een bestelbon waarop de zijne staan. Sinds 1 januari 2023 zegt het Burgerlijk Wetboek wat er dan gebeurt: het contract komt tot stand, beide sets voorwaarden gelden, behalve de bepalingen die elkaar tegenspreken. Die vallen weg.

Stel dat jij 30 dagen vraagt en je klant 60. Dan geldt geen van beide clausules, en val je terug op de wet.

Een regel in je eigen voorwaarden dat ze voorrang hebben, helpt daar niet tegen. Wil je dat jouw voorwaarden primeren, dan moet je dat uitdrukkelijk zeggen, buiten je algemene voorwaarden. Zet het in de offerte zelf of reageer schriftelijk zodra een klant naar zijn eigen voorwaarden verwijst.

Na een moeilijke periode: je voorwaarden als deel van je herstel

Kom je uit een periode waarin onbetaalde facturen je onderneming onder druk zetten? Dan is dit het moment om je voorwaarden en je offerteproces opnieuw te bekijken. Niet omdat het verplicht is, maar omdat je dezelfde val niet twee keer wil tegenkomen. Bespreek met je accountant of advocaat welke clausules voor jouw klanten en jouw sector zinvol zijn.

Wil je ook weten hoe je je cashflow verder beschermt? Lees dan welke fouten in cashflowbeheer je kan vermijden.

Lopen de onbetaalde facturen al op?

Dan zijn goede voorwaarden voor de volgende klant een begin, maar je hebt ook nu ademruimte nodig. Hoe vroeger je in kaart brengt waar je staat, hoe meer opties er openblijven. Plan een kennismakingsgesprek met Finsolution. We bekijken samen je liquiditeit en zetten de volgende stap op een rij.